Digitale Arztpraxis: Wie moderne Software Ihre Praxisabläufe optimiert

Dieser Blogbeitrag zur digitalen Arztpraxis basiert auf dem Vortrag von Kai Schefferski (doctorly GmbH), der im Rahmen unserer Veranstaltung „Softwarelösungen für Arztpraxen: Praxisabläufe und Patientenversorgung optimieren“ gehalten wurde.

Die digitale Arztpraxis ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern entwickelt sich zunehmend zum Standard in modernen Gesundheitseinrichtungen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Praxisverwaltungssoftware, da sie als „Herzstück“ den gesamten Praxisalltag strukturiert und koordiniert.

• Warum so wichtig?

In Zeiten, in denen Patientinnen und Patienten vermehrt digitale Lösungen erwarten – von Online-Terminvereinbarungen bis hin zu elektronischen Rezepten – sorgt eine gut integrierte Software für effiziente Abläufe. Gleichzeitig entlastet sie das Praxisteam, da viele wiederkehrende Aufgaben automatisiert oder vereinfacht werden.

• Ziel des Blogbeitrags

Dieser Artikel richtet sich vor allem an Ärztinnen, Medizinische Fachangestellte (MFA) und Praxismanager*innen, die den Schritt in Richtung digitale Arztpraxis gehen möchten. Er soll einen Überblick darüber geben, was moderne Systeme heute leisten können und welche Vorteile ein Umstieg in den meisten Fällen mit sich bringt.

Ob es nun um die nahtlose Kommunikation mit Patientinnen und Patienten, das effiziente Abrechnungswesen oder die einfache Dokumentation medizinischer Daten geht – die Praxisverwaltungssoftware bildet in jeder digitalen Arztpraxis das Fundament für einen reibungslosen und zukunftsorientierten Workflow. Im weiteren Verlauf erfahren Sie, wie solche Systeme konkret aussehen, welche Funktionen besonders relevant sind und worauf bei der Auswahl zu achten ist.

Die digitale Arztpraxis stellt besondere Anforderungen an die zugrundeliegende Software. Viele Praxen setzen jedoch noch auf Programme, die teils mehrere Jahrzehnte alt sind und somit nicht für die moderne, digitale Vernetzung ausgelegt wurden. Diese veraltete Basis bringt verschiedene Herausforderungen mit sich:

• Historische Systeme: Häufig kommen Lösungen zum Einsatz, die bereits 10, 20 oder sogar 40 Jahre alt sind.
• Komplizierte Updates: Da es keine automatisierten Aktualisierungen gibt, sind Praxis-Teams oft auf externe IT-Fachleute oder aufwändige Installationsroutinen angewiesen.
• Unzureichender Support: Bei Problemen und Fragen stehen oft nur eingeschränkte oder langsame Serviceangebote zur Verfügung.

• Hoher Administrationsaufwand: Veraltete Programme verlangen von Ärztinnen, MFAs und Praxismanager*innen viel Zeit für die Pflege und Wartung.
• Fehlende Intuitivität: Wer täglich mit unübersichtlichen Benutzeroberflächen arbeitet, verliert wertvolle Minuten – Zeit, die für die Patientenversorgung fehlt.
• Zeitintensive Wartung: Lokale Installationen erfordern regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen, was zusätzliche Ressourcen bindet.
• Ablenkung vom Wesentlichen: Statt sich vorrangig um Patientinnen und Patienten zu kümmern, wird überdurchschnittlich viel Energie in technische Abläufe investiert.

• Integration von E-Rezept und eAU: Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) sowie neue Funktionen wie das elektronische Rezept oder die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) setzen leistungsfähige, flexible Systeme voraus.
• Elektronische Patientenakte (EPA): Ältere Software kann Schwierigkeiten bei der Einbindung der EPA haben oder entsprechende Erweiterungen nur mühsam integrieren.
• Zukunftsfähige Praxisorganisation: In einer digitalen Arztpraxis müssen alle Abläufe durchgängig vernetzt sein. Veraltete Systeme geraten hier rasch an ihre Grenzen oder benötigen hohe Investitionen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Insgesamt zeigt sich, dass traditionelle Praxisverwaltungssoftware den wachsenden Ansprüchen im digitalen Gesundheitswesen nur bedingt standhält. Die Umstellung auf eine moderne Lösung bildet daher häufig den entscheidenden Schritt, um langfristig effizient zu arbeiten und die Patientenzufriedenheit zu steigern.

Wer sich auf den Weg in die digitale Arztpraxis macht, profitiert von zahlreichen Innovationen in der Praxisverwaltungssoftware. Besonders drei Merkmale sind dabei richtungsweisend, um Abläufe effizienter, patientenorientierter und zukunftsfähig zu gestalten.

• Funktionsweise
  Statt auf jedem Praxisrechner manuell installiert zu werden, erfolgt der Zugriff über einen Browser. So bleiben alle Arbeitsplätze auf demselben Stand, ohne separate Installationen pflegen zu müssen.

• Vorteile

  • Automatische Updates: Neue Versionen werden direkt über die Cloud eingespielt; CDs oder USB-Sticks sind überflüssig.
  • Flexibler Zugriff: Von zu Hause, unterwegs oder sogar im Urlaub – Ärztinnen und MFA können jederzeit auf das System zugreifen, etwa zur Nachbearbeitung von Dokumentationen.
  • Weniger IT-Aufwand: Hardware wie TI-Konnektoren wird zentral gewartet. Das Praxispersonal muss sich nicht mehr um komplexe lokale Installationen kümmern.

• Intuitive Bedienung
  Moderne Systeme setzen auf eine klare, übersichtliche Benutzeroberfläche, in der sich selbst Einsteiger*innen schnell zurechtfinden.
• Kurze Schulungszeiten
  Anders als bei herkömmlichen Programmen erfordert eine neue Software häufig nur wenige Stunden Einarbeitung. Neue Teammitglieder können rasch eingearbeitet werden.
• Klare Darstellung relevanter Patientendaten
  Wichtige Informationen wie Medikation, Diagnosen oder Terminübersichten sind auf einen Blick erfassbar. Das reduziert Fehlbedienungen und schafft mehr Zeit für die Patientinnen und Patienten.

• Schnelle Erreichbarkeit
  Ein idealer Support sollte kostenfrei sein und mehrere Kommunikationswege anbieten – Telefon, Chat oder E-Mail. So lassen sich Probleme innerhalb kürzester Zeit lösen.
• Technologiepartner statt reiner Softwareanbieter
  Gute Hersteller begleiten ihre Kund*innen bei künftigen Entwicklungen, halten sie über gesetzliche Neuerungen (z. B. Telematikinfrastruktur) auf dem Laufenden und helfen bei der optimalen Nutzung der Software.

Durch diese modernen Funktionen werden nicht nur organisatorische Abläufe optimiert, sondern auch die Patientenzufriedenheit gesteigert. Eine digitale Arztpraxis profitiert von flexiblen, benutzerfreundlichen Lösungen und einer engen Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter – ein wichtiger Schritt in Richtung einer zukunftssicheren Gesundheitsversorgung.

Eine digitale Arztpraxis kann den täglichen Ablauf erheblich vereinfachen. Moderne Praxisverwaltungssoftware bietet verschiedene Möglichkeiten, um den Praxisalltag effizienter zu gestalten und mehr Zeit für Patientinnen und Patienten zu schaffen.

• Online-Terminbuchung
  Patientinnen und Patienten buchen eigenständig Termine über die Praxiswebsite oder spezielle Portale. Durch automatische Terminerinnerungen sinkt zudem die Zahl der Ausfälle.
• Tablet-gestützte Datenerfassung
  Anamnesebögen und weitere Formulare werden in der Praxis direkt digital ausgefüllt. Das manuelle Abtippen von Patientendaten entfällt, was Fehler reduziert und Zeit spart.

• Gemeinsamer Zugriff in Echtzeit
  Alle Mitarbeitenden können gleichzeitig auf Patientenakten zugreifen, ohne dass Dokumente gesperrt sind. Das erhöht die Transparenz und beschleunigt Arbeitsprozesse.
• Automatisierte Aufgabenverteilung
  Folgetermine, Formulardrucke oder andere To-dos werden direkt im System angelegt und den zuständigen Personen zugewiesen. Jeder erkennt so auf einen Blick, was noch erledigt werden muss.
• Klare Übersicht
  Die Teammitglieder sehen den aktuellen Stand der Aufgaben, wer woran arbeitet und wo im Ablauf noch offene Punkte bestehen.

• Automatisches Übernehmen relevanter Daten
  Diagnosen und Medikation lassen sich nahtlos in Formulare oder AU-Bescheinigungen übertragen. Das vermeidet doppelte Eingaben und minimiert Fehlerquellen.
• Effiziente Textbausteine
  Häufig wiederkehrende Befunde oder Arztbriefe können über vorbereitete Textmodule abgerufen werden. Das verkürzt die Dokumentationszeit erheblich und sorgt für eine konsistente Schreibweise.

Durch diese Optimierungen entsteht mehr Freiraum für die eigentliche Patientenversorgung. Die digitale Arztpraxis gewinnt an Tempo, Übersicht und Flexibilität – Faktoren, die im wachsenden Wettbewerb und bei zunehmenden gesetzlichen Anforderungen entscheidend sind.

Digitale Prozesse in der Arztpraxis gehen heute weit über Terminvereinbarungen und Dokumentation hinaus. Die Telematikinfrastruktur (TI) bildet dabei eine zentrale Schnittstelle, um verschiedenste Anwendungen – etwa das elektronische Rezept (eRezept), die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder die elektronische Patientenakte (EPA) – bundesweit miteinander zu vernetzen.

• Gesetzliche Vorgaben und Digitalisierung
  Durch den steigenden Bedarf an digitalen Gesundheitslösungen und gesetzliche Verpflichtungen wird die Einbindung von TI-Anwendungen immer wichtiger.
• Nahtlose TI-Funktionen
  Moderne Praxisverwaltungssoftware integriert TI-kompatible Anwendungen meist ohne großen Mehraufwand. Statt mühsam „aufgepropfter“ Module entstehen so reibungslose Abläufe in der digitalen Arztpraxis.

• Weniger Wartungs- und Updateaufwand
  Statt TI-Hardware lokal zu betreiben, übernehmen spezialisierte Anbieter die zentrale Betreuung. Updates und Sicherheitsprüfungen erfolgen automatisch – Praxen sparen Zeit und Ressourcen.
• Nur noch das Kartenlesegerät notwendig
  In vielen Fällen genügt ein Kartenlesegerät vor Ort, um Patientendaten einzulesen. Komplexe lokale IT-Installationen oder separate Konnektoren entfallen, was die digitale Praxisorganisation weiter vereinfacht.

Durch die konsequente Einbindung der TI und die Option auf Cloud-Konnektoren wird die digitale Arztpraxis fit für aktuelle und künftige Anforderungen – von der sicheren Datenübertragung bis hin zu neu entwickelten E-Health-Leistungen.

Eine digitale Arztpraxis profitiert nicht nur von reibungslosen Abläufen in der Patientenversorgung, sondern kann auch bei der Abrechnung und finanziellen Planung spürbar entlastet werden. Moderne Praxisverwaltungssoftware bietet zahlreiche Funktionen, die die Wirtschaftlichkeit steigern und gleichzeitig den administrativen Aufwand reduzieren.

• Fehlervermeidung durch Plausibilitätsprüfungen
  Bereits bei der Dokumentation warnt das System bei unzulässigen oder fehlenden Angaben. Dadurch lassen sich Abrechnungsfehler frühzeitig erkennen und korrigieren.
• Regelmäßige Probeabrechnungen
  Eine enge Abstimmung mit der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) sorgt dafür, dass eventuelle Unstimmigkeiten nicht erst zum Quartalsende auffallen. So sinkt der Stressfaktor merklich.
• Umsatzsteigerung durch Vorschläge
  Das System erinnert beispielsweise an Vorsorgeuntersuchungen oder schlägt passende Leistungsketten vor. Dadurch werden potenzielle Einnahmequellen besser ausgeschöpft.

• Übersicht über Leistungen und Budget
  Ein strukturierter Blick auf alle erbrachten Leistungen pro Arzt, die Auslastung und das Budget erleichtert das Controlling und die strategische Praxisplanung.
• Direkter Absprung in Patientenakten
  Bei auffälligen Werten oder vermuteten Fehlern kann direkt von der Statistik aus in die betreffende Patientenakte gewechselt werden. Korrekturen lassen sich somit zügig vornehmen und nachvollziehen.

Durch diese automatisierten und transparenten Prozesse gelingt es, die Abrechnung effizienter zu gestalten, Ressourcen gezielt einzusetzen und so die Wirtschaftlichkeit der digitalen Arztpraxis nachhaltig zu erhöhen.

Die digitale Arztpraxis steht am Beginn einer fortlaufenden Entwicklung. Neue Technologien und engere Vernetzungen werden in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen.

• Unterstützung bei administrativen Routinen
  KI-Tools können bei der Dokumentation oder beim Terminmanagement helfen, indem sie beispielsweise Standardtexte vorschlagen oder Terminvorschläge automatisch optimieren.
• Assistenzfunktion statt Diagnoseübernahme
  KI dient vor allem als Entlastung für wiederkehrende Aufgaben, nicht als Ersatz für die ärztliche Entscheidungsfindung.

• Patientenportale und Kommunikation über Apps
  Durch Online-Zugänge können Patientinnen und Patienten Termine einsehen, Befunde abrufen oder Nachrichten an das Praxisteam senden.
• Vernetzung mit Apotheken und Versicherungen
  Vereinfachte Rezeptabwicklung oder direkter Austausch von Dokumenten steigern die Transparenz und sparen allen Beteiligten Zeit.

• Bessere Zusammenarbeit im Gesundheitswesen
  Eine durchgängig digitale Infrastruktur ermöglicht den direkten Datenaustausch zwischen ambulanter und stationärer Versorgung, Versicherungen und weiteren Gesundheitsakteuren.
• Effektive Behandlungspfade
  Datenbrüche werden reduziert, sodass die Patientendaten nahtlos über verschiedene Stationen hinweg verfügbar sind.

Moderne, cloudbasierte Praxisverwaltungssoftware erleichtert den Praxisalltag in einer digitalen Arztpraxis erheblich. Weniger Verwaltungsaufwand, optimierte Abläufe und die Entlastung des Personals führen dazu, dass mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung bleibt. Darüber hinaus ist eine zukunftssichere Aufstellung gewährleistet, da gesetzliche Anforderungen, wie die Telematikinfrastruktur, nahtlos integriert werden können.

Handlungsempfehlung:

• Anbieter vergleichen: Prüfen Sie unterschiedliche Lösungen in Bezug auf Funktionsumfang, Kosten und Supportqualität.
• Migrationsprozess klären: Achten Sie darauf, dass die Datenübernahme aus dem Altsystem reibungslos funktioniert.
• Schulungsbedarf und technische Anforderungen: Informieren Sie sich über erforderliche Komponenten (z. B. TI-Konnektoren in der Cloud) und das benötigte Know-how.

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen wird weiter voranschreiten. Praxen, die sich frühzeitig mit modernen Softwarelösungen beschäftigen, profitieren langfristig von effizienteren Abläufen und zufriedeneneren Patientinnen und Patienten.